みなさん、こんにちは！
ブログをご覧いただき、ありがとうございます♪
今回は、「業務改善」について、お話します。
さて、コロナ禍を経て、マスク着用などのルールも緩和されてから初めての大型連休となったゴールデンウィーク、どこかにお出掛けされた方も多いのではないでしょうか？
わたくしも、家族で久しぶりの旅行に出掛けました♪
人の多さに驚きましたが、「ちょっとずつ、コロナ前の様子を取り戻しているな」とうれしく思い、気分もリフレッシュできた連休でした。
旅行では車移動だったので、サービスエリアも利用しました。その際に、感動したことをご紹介します！！
とあるサービスエリア内のトイレにて、写真のような「個室の内側のドアノブ」を発見！！
なんと、ドアノブが小物置き場になっているのです。
サービスエリアでトイレに行く際、「カバンまで持っていかなくてもいいか」と、スマートフォンとキーケース（車の鍵）や小銭入れだけを持って移動する方が多いと思います。
また、雨が降っていれば傘を持つこともありますよね。
しかし、トイレから出る際に上記のものを置いてきてしまう、ということを経験された方もいるのではないでしょうか？
サービスエリアでは、このような忘れ物が多発しているということは以前から知っていたのですが、それを解消するためのアイディアがこのような形になった、というわけです。
目からウロコでした！！なんと素晴らしい商品開発なんでしょう。
販売業、飲食業、接客業の方、必見！
業務改善って！？
忘れ物防止のドアノブについて、いったい何がそんなに感動ものなのか？ご説明します。
個室に入った際、手に持ったスマートフォンやキーケースなどの小物類を、このドアノブのトレーに置きます。傘は、丸いホルダーを利用し、ひっかけます。
個室を出る際、これらの小物類を持たずにノブをまわすと、全て落下してしまいます。
ドアノブに手をかけた際、必ず所持品の存在に気付くことができる配置です。
これにより、忘れ物件数はぐっと低くなったそうです。
以前より忘れ物が多発していたそうで、防止策として「お手荷物の忘れ物に注意」という注意喚起の掲示物やステッカーは、これまで、みなさんも目にしているところですね。
掲示物にも一定の効果はありますが、「見たときは意識するけれど、目を外し、他のことを行うと忘れてしまう」という経験、ありますよね。
そこで、こちらのドアノブが作られたのだとか。発案したのは現場の社員で、特許取得の手続きも進めているとのことです。
このように、「忘れ物が多発している」ということを、ただの出来事だと思ってはいけないのです。
「忘れ物を回収し、管理することにも時間と労力が必要となる」「忘れ物の問い合わせに対応する業務が追加される」「そもそも忘れ物をした人も困る」
忘れ物から、いろいろなところに影響が及ぶことに、まずは気付く必要があります。「どうにかしなければ」と当事者意識を持って考える目線が必要です。
「忘れないために、どうしたらいいのか」
そう考えたとき、「個室から出る時に必ず目にする配置」としてドア側が採用されます。（現状、カバンかけフックはドアについていることが多いですが、荷物置き場とされている部分は、ドア側でなく奥の壁側ですよね）
例えば、ドア側にトレーを作りつけたとしても、ドアノブと一体でなければ、所持品の存在に気付きにくいと想像します。
「持ち込んだ所持品を持たないままドアノブを操作すると、落下する」「持たなければドアノブが上げ下げできない」つまり、必ず所持品に目と手がいくことで、忘れ物が防止できる。
ここに気付くことで、ドアノブとトレーを一体化させることに行きついたのだと推測します。
こういったことを、現場のスタッフが考えることが「業務改善」の第一歩なのです。
業務改善はローコストでも叶う
上記のようなドアノブの改良や付け替えは、多少コストのかかる話ではありますが、高額な機械や、多くの人員を要するものではありません。また、清掃スタッフの作業工程としては、なんら追加になるものはありません。むしろ、忘れ物が減ることにより、作業工程がスムーズになると考えます。
これまでの苦労や、忘れ物対応に費やした時間を考えると、ドアノブ改良や設置のコストは、安いと考えることができます。
業務改善を検討する時、「自分にはできそうにない大きなこと」や「とんでもなくお金のかかること」ばかりに目をつけては、いいアイディアは生まれません。
むしろ、「一従業員の自分にできる範疇で」、限られた条件の中でできそうなことはないか、と考えることが重要です。
仮に、とても効果的なアイディアが思い浮かんだとしても、そこに大きなコストがかかることであれば、承認が下りない、実現されない、実現までに相当な時間を要する、といった結果になりかねません。
「明日やれそうなことはないか」「お金をかけずにできる方法はないか」「今いる人員だけで叶うことはないか」このような目線が必要なのです。
業務に対して積極的になる
上記のような「業務改善」の目線を持つことは、いろいろな好循環を生みます。
例えば効果的な業務改善案が見つからなくても、従業員みんなで、業務を見つめるきっかけになります。
「実はみんなが無駄だと思っていた業務」「知らずに重複していた業務」「重複することで発生するミス」「みんなの認識がそれぞれズレている業務」など、これまで気づいていなかったマイナス面や落とし穴を発見することができます。
その中で、「明日やれそうなこと」「お金をかけずにできる方法」「今いる人員だけで叶うこと」から着手すればよいのです。
従業員は、自分たちで考えたことが実現できることで、仕事への喜びややりがいを感じることができます。
自分たちで実現したことは、「顧客への反応はどうか」と効果を追いかけるものです。業務への当事者意識が高まり、能動的に関わる従業員が増えることにも繋がります。
「実はみんなが無駄だと思っていた業務」「知らずに重複していた業務」に気付くことができ、現場のみんなで「改善しよう」という意識が高まれば、「この業務はやめてもいいのではないか」「こちらのやり方で統一したらどうか」「わかりやすいようにマニュアルを作成しよう」など、業務の中身がどんどん整いだします。チームワークが良くなることも期待できます。
これにより、一連の業務に要する時間が短縮されるなど、業務効率化が叶うのです。
小さな気付きこそ大切
業務改善と聞くと、なにか大それたこと、自分には関係ないこと、だと思いがちです。
しかし、小さな気付きが大きな効果を生み出すことがあるのです。
その一例として、サービスエリアのトイレドアノブの改良には、個人的にとっても感動しました！
かつて勤務していた企業では、年に一回「業務改善コンテスト」という取り組みが行われていました。「応募は正社員・パート問わず可能」「たとえば夢のような、ありえないアイディアもＯＫ」「コストがかかるものもＯＫ」というルールの下で、社員は思い思いのアイディアを応募し、優秀なアイディアは表彰されるというものでした。
パート社員として勤務していた当時のわたくしは、この年に一度のコンテストが大好きで、「毎年必ずアイディアを出す」という目標を持って一年間ネタ探しをし、結果的には７年連続でアイディアを応募、うち２回は最優秀賞を獲得する、という実績があります。
「効率化」によって、例えばお客さまの待ち時間短縮や、事務作業の時間短縮なども可能です。
soarでは、「職場環境改善アドバイス」も行っております。実際の現場を視察し、動線の改善についてや、スタッフの対応スキルのチェック、掲示物や環境美化についてもアドバイス可能です。
業務を改善する、効率化を叶えることは、働く人のためだけではなく、最終的には顧客に還元されるものです。スムーズ・スマートな職場環境は、従業員満足・顧客満足、双方に効果的です。
差別化を図るために、接遇スキルだけではなく、業務効率化についても、一緒に考えてみませんか？？
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！
